Privacyverklaring.

Welke gegevens verzamelen wij en wat doen wij met die gegevens?

Sotto Voce verzamelt van de leden en de dirigente:
naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres en geboortedatum

Deze gegevens worden op een ledenlijst geplaatst, die wordt verspreid naar alle leden zodat ze onderling kunnen communiceren en bijvoorbeeld kunnen carpoolen naar de repetitie.

Het e-mailadres wordt gebruikt om leden elke week een repetitieschema te sturen en door te geven als een repetitie uitvalt en om bladmuziek en midi-bestanden te sturen t.b.v. de zelfstudie.

Er is een WhatsAppgroep gemaakt van alle leden met een WhatsApp account om leden snel te informeren over zaken zoals een repetitie die niet doorgaat of ergens anders wordt gehouden.

De geboortedatum en de woonplaats zijn nodig bij subsidie aanvragen omdat subsidiegevers soms meer subsidie geven aan koren met oudere leden en leden die in Tilburg wonen.

Deze subsidiegevers krijgen geen andere gegevens van de leden, dus kunnen ze die niet herleiden naar personen. Behalve dan van bestuursleden omdat die met naam, adres en telefoonnummer een subsidieaanvraag in moeten dienen.
De namen en adressen van bestuursleden staan ook op het uittreksel van de KvK.

Van projectleden wordt ook naam, adres, telefoonnummer en e-mailadres gevraagd en zij krijgen ook elke week een repetitieschema en zonodig bladmuziek en midi-bestanden toegestuurd. Zij komen niet in de WhatsAppgroep. Zij tellen niet mee voor de subsidie. De gegevens van (project)leden worden niet met derden gedeeld.

Ten behoeve van concerten worden mensen die een kaartje willen kopen gevraagd om hun e-mailadres. Dit adres wordt uitsluitend gebruikt om het kaartje toe te sturen. Als ze geen e-mailadres hebben, wordt een postadres gevraagd. Ook dit adres wordt uitsluitend gebruikt om het kaartje toe te sturen.

Sotto Voce heeft een Facebookaccount maar gebruikt geen pixel om mensen te volgen. Sotto Voce heeft een website, maar daar kan niemand inloggen of zich abonneren op iets. Sotto Voce verstuurt geen nieuwsbrieven.

Eens in de paar jaar wordt er een groepsfoto gemaakt van alle koorleden. Deze foto wordt gebruikt bij ledenwerving, promotie van het koor of promotie van een concert. Bijvoorbeeld bij een bericht in de krant of op een flyer of in een programmaboekje. Ook wordt deze foto geplaatst op de website, waar ook losse foto’s van leden staan met naam en stemsoort erbij. De foto’s kunnen ook via Facebook worden verspreid.

Van sommige concerten worden geluidsopnamen gemaakt. Deze kunnen worden gebruikt om op de website te zetten of om een cd/dvd van te maken. Een aantal subsidiegevers hebben in hun voorwaarden voor subsidie staan dat zij een exemplaar willen hebben van een opname van een concert dat ze hebben gesubsidieerd als die opname is gemaakt. En alle leden van Sotto Voce kunnen een opname kopen tegen kostprijs.

De bewaartermijn van de ledenlijst is tot er een nieuwe wordt gemaakt, naar aanleiding van een nieuw lid of een vertrokken lid. De oude ledenlijst wordt dan overschreven. De bewaartermijn van de foto’s wisselt. Op de website staan verschillende foto’s die al jaren oud zijn.